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Líneas de denuncia contra los fraudes

Mie, 27/02/2019 - 5:22pm
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El área de compras puede ofrecer muchos resquicios para que empleados malintencionados traicionen la confianza de las empresas. Contar con herramientas para prevenir las filtraciones es clave.

Las líneas de denuncias son el canal más efectivo para reducir los malos hábitos de compañeros o directivos de una organización.
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Aunque parezca sorprendente, los fraudes suelen seguir siempre los mismos patrones, dejando así rastros que se pueden seguir y hasta detectar apenas comienzan para, así, cortar la maniobra delictiva. Dentro de estas acciones fuera de la ley se involucran actos de corrupción y también alteraciones en la documentación. 

En el sector Compras la forma más común de fraude es el pago en efectivo de parte del monto de la compra  a los funcionarios involucrados. 

Hoy, gracias a la tecnología, existen muchas herramientas que facilitan el control y la detección de los fraudes. 

Sin embargo, contar con una cultura honesta que también involucre a los proveedores suele ser la mejor manera de frenarlos, pues el empleado/proveedor decente tenderá a señalar las malas acciones, sobre todo cuando se sabe respaldado por su compañía. 

En este sentido, la principal herramienta para combatir las fugas malintencionadas de divisas son las líneas de denuncias, pues son canales donde en forma anónima se puede avisar de posibles conductas fraudulentas. 

Según estudios, estos sistemas llegan a reducir los casos de fraudes entre un 50% a un 60%. Estas líneas de denuncias normalmente están a disposición de empleados y proveedores (también se puede incluir a clientes) 7 x 24 (los 7 días de la semana, las 24 horas de cada día).

A esto hay que agregarle otros sistemas, como el monitoreo continuo de comprobantes de terceros para detectar situaciones anómalas como las facturas duplicadas o el redondeo de cifras. 

También es clave validar los proveedores periódicamente, para tener la seguridad de que cada uno está cumpliendo todos los requisitos legales y que tienen políticas de transparencia, para que, en caso de haber un conflicto judicial, la firma no sea solidaria en la situación (en el caso de tercerizaciones) y que el proveedor tenga claro las consecuencias legales de sus actos. 

Además, hay procedimientos de control que se deben incluir en rutinas, sobre todo realizadas por los departamentos de auditorías internas y compliance. Así, desde tener por escrito y firmadas por el colaborador las responsabilidades de cada puesto hasta darle a cada proveedor el Código de Ética de la organización donde existan sanciones, son medidas claves para que todos estén informados sobre qué se puede hacer y qué no como así también las posibles consecuencias y multas. 

También siempre  hay que

> verificar que los proveedores no estén dentro de la base de datos de facturas apócrifas de la AFIP,

> controlar que los pagos coincidan con los servicios contratados,

> poner especial atención a crecimientos desmedidos en una facturación,

> registrar la correlatividad de las facturas,

> ver si algunos tienen prioridad a la hora de los pagos sin motivo alguno, y más.

> Validar a las terceras partes con las que se vincula la empresa se torna en imprescindible para una adecuada gestión de proveedores.

Al mismo tiempo, si algún empleado cambia drásticamente su estilo de vida, se reúne fuera de la empresa con proveedores, ingresa transacciones al sistema con usuarios genéricos y fuera de horarios habituales es necesario hacer foco en su accionar laboral. 

En este sentido, alentar a que quien es testigo de una maniobra que atenta contra el patrimonio de la firma lo pueda expresar sin miedo a represalias es fundamental para promover el cuidado entre todos y así desalentar las malas intenciones. 

En estos casos, las líneas de denuncias son el canal más efectivo para sacar a la luz los malos hábitos de compañeros o directivos.